Por – Lic. Leobardo Tenorio.
Hay empresas que en sus operaciones “prestan” a terceros sus bienes y no documentan dicho préstamo.
Entre los bienes que se prestan a empleados o a empresas, están:
- Maquinaria y equipo.
- Automóviles a empleados.
- Computadoras.
- Equipo importante.
- Inmuebles.
- Oficinas.
- Entre otros.
¿Cómo se documenta normalmente el préstamo de bienes?
En nuestra experiencia, las empresas normalmente no documentan la entrega de bienes con un contrato. Solo cuentan con una nota de remisión, pero, normalmente, prestamos de bienes a los empleados no se documentan.
¿Qué pasa si no se documentó el “préstamo”?
En caso de que el préstamo no se documente apropiadamente, y la persona o empresa a quien se le hayan prestado los bienes se rehúse o no los devuelva, presentar una acción legal en contra de ellos será muy difícil.
Por lo anterior, con un contrato, se mejora la posición legal para reclamar el retorno de bienes.
¿Cómo se puede documentar el préstamo?
Cuando estamos hablando de bienes tangibles, no fungibles, el documento idóneo para documentarlo es un contrato de comodato.
En términos legales, mediante el contrato de comodato se documenta el otorgamiento del uso gratuito de bienes.
Principales características de un contrato de comodato.
El contrato de comodato debe de ser por escrito, firmarse ante dos testigos y, en ciertos casos, ratificarse ante notario público.
Dependiendo del tipo de los bienes, es importante analizar la necesidad de registrar el contrato de comodato ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio.
¿Puedo dar en comodato algún bien que no sea de nosotros?
Si, sin embargo, se requiere la autorización del dueño del bien o de quien tenga la facultad legal para otorgar dicha autorización.
¿Por qué es importante tener el contrato de comodato?
En el contrato de comodato se incluyen las obligaciones que asume el comodatario (la persona/empresa a quien se le presentan los bienes).
Asimismo, se incluye el término del contrato y la obligación de devolver los bienes al término del contrato.
¿Qué que se puede incluir en el contrato de comodato?
Entre otros:
- ¿Quién es responsable del mantenimiento, reparación y la conservación de los bienes?
- ¿Quién es responsable de la pérdida de los bienes?
- ¿Qué uso se les puede dar a los bienes?
- Ubicación de los bienes.
- Derechos de inspección.
- Devolución de los bienes.
- Descripción detallada de los bienes.
¿Cuál es el término para un contrato de comodato?
El contrato de comodato puede incluir una fecha específica de terminación o, simplemente, incluir que los bienes serán devueltos cuando el comodante (persona o empresa que presta los bienes) solicite su devolución.
Respecto de la maquinaria y equipo que una maquiladora importa, ¿necesitamos tener un contrato de comodato?
Es recomendable que exista un contrato de comodato entre la maquiladora y su matriz por la maquinaria y equipo que su matriz le proporciona a la maquiladora para sus operaciones de maquila.
Es, igualmente, recomendable actualizar la lista de maquinaria y equipo, cuando mucho, cada dos años.
Igualmente, es importante mencionar que, en algunos casos, el contrato de comodato es requerido por las autoridades fiscales.
Para cualquier duda o pregunta en relación con lo anterior, no dude en comunicarse con nosotros.
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